Teams使い方!ビデオ会議の招待方法は?外部URL招待された時の対応も紹介

Teams使い方!ビデオ会議の招待方法は?外部URL招待された時の対応も紹介
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最近、コロナ対策や経費削減、効率化と何かとビデオ会議を使ったコミュニケーションが増えてますよね!

ビデオ会議ツールもたくさんありますが、Microsoftさんの提供するTeamsってとっても便利なんです。

ビデオ会議をやってみたい、でもやり方が解らない、どうやって招待するの?、招待された側はメール?URL?、なんて面倒だったり、不安で中々手が出ないという困りごとも多いみたいですね。

私は仕事や日常でもTeamsを使っているので、そんな困りごとを持つ方、初めての方でも解るようにTeamsの使い方を紹介してみたいと思います。

今回はビデオ会議の内部、外部の招待方法や招待された時の対応方法について、「Teams使い方!ビデオ会議の招待方法は?外部URL招待された時の対応も紹介」と題してお送りします。

 

Teams使い方!ビデオ会議の招待方法は?


早速ですがTeamsのビデオ会議で内部や外部の方を招待する方法を紹介していきます。

Teamsは社内の人に限らず、社外の人も簡単にビデオ会議に招待することができます。

しかも招待方法は思っているよりもとっても簡単です。

 

Teamsビデオ会議で社内の人を招待する

ビデオ会議の招待方法はとっても簡単です。

  1. Teamsを起動する
  2. 左側の「予定表」を選択
  3. 予定表画面で右上にある「+新しい会議」をクリック
  4. 開いた画面でペンのアイコン欄に「会議タイトル」を入力
  5. 人のアイコン欄で名前やアルファベットを入れると社内メンバーの候補が表示されます
  6. 候補から「招待したい人を選ぶ」と追加され、同じ操作で複数人の候補を追加できます
  7. 招待する人を追加し終わったら、右上の「送信」をクリック

これで選択した社内の人のTeamsの予定表にも予定が表示されます。

 

Teamsビデオ会議で社外の人を招待する

次に社外の方を招待する場合です。

途中までの操作は社内招待と全く同じです(以下の1~4の手順)。

  1. Teamsを起動する
  2. 左側の「予定表」を選択
  3. 予定表画面で右上にある「+新しい会議」をクリック
  4. 開いた画面でペンのアイコン欄に「会議タイトル」を入力
  5. 人のアイコンで招待したい方の「メールアドレス」を入力します
  6. 招待したい方のアドレスを追加することで複数招待が可能です
  7. メールアドレス追加が終わったら右上の「送信」をクリック

これで招待者のアドレスに会議リンク付きのメールが送信されます。

社内と社外の人を招待する場合の違いは、人のアイコンで検索するかメールアドレスかの違いだけです。

 

外部URL招待された時の対応は?


次はビデオ会議に招待された側の視点で見ていきます。

まず社内の場合はTeamsの予定表に「会議予定」があります。

社外の方の場合「会議案内のメール」が招待者から届いています。

会議の参加方法は社内も社外も手順は一緒です。

 

Teams会議への参加手順

  1. 会議案内(会議予定もしくはメール)を開きます
  2. 会議前に事前に参加意思を伝えることができます。会議の出欠確認がありますので「✓はい」「?仮承諾」「×いいえ」の中から選択して、当日の会議の参加意思を主催側に伝えておきましょう(任意)
  3. 会議時間になったら「MicrosoftTeams会議に参加」をクリック
  4. Webブラウザが起動して「MicrosoftTeamsを開きますか?」、その下に「Windowsアプリをダウンロード」と「代わりにWeb上で参加」が出てくるので、好きな方を選択します(アプリは必須では無いのでWebだとすぐ開始できます)
  5. 開いた画面で「名前を入力」欄に名前を入力して、「今すぐ参加」をクリック

後は主催者の許可を待つだけです。

 

会議時の開催者側の操作

会議の主催者は外部の会議参加者を招待した場合、参加許可をする必要があります。

外部参加者が会議に参加すると、「ロビーで待機しています」と表示されるので、招待した人かを確認した上で、「✓参加許可」をすると外部招待者がビデオ会議に参加することができます。

 

まとめ


Teamsでのビデオ会議の招待、参加手順を紹介してきましたが、どうでしょうか?

Teamsのビデオ会議招待方法って意外と簡単ですよね。

URLとかID・パスワードの入力など、面倒なことは無く、招待された方も基本は参加ボタンをクリックする程度でビデオ会議が開催・参加できちゃいます。

無料でも使えるTeamsは断然おすすめします!

今回は「Teams使い方!ビデオ会議の招待方法は?外部URL招待された時の対応も紹介」と題してお送りしました。

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